การใช้ Qfiling ในการจัดระเบียบไฟล์จำนวนมากในคราวเดียว

Qfiling

สิ่งนึงที่เกิดขึ้นแน่ๆ ในการใช้งาน NAS ก็คือ จำนวนข้อมูลที่มหาศาล ไม่ใช่แค่เรื่องของขนาดนะ แต่ผมหมายถึงเรื่องของไฟล์ด้วย ความจำเป็นในการจัดระเบียบหมวดหมู่ของไฟล์เนี่ยจึงเป็นเรื่องสำคัญ หลายคนก็ใช้วิธีตั้งโฟลเดอร์ชื่อต่างๆ มาเก็บข้อมูล แต่บางครั้ง การจัดเก็บหมวดหมู่ก็ไม่ได้ต้องอะไรมากไปกว่าการแยกไฟล์ตามประเภท ตามวันเดือนปีที่สร้างไฟล์นั้น อะไรแบบนี้ ซึ่งตรงนี้ Qfiling ซึ่งเป็นความสามารถใหม่ล่าสุดของ QTS 4.3 ระบบปฏิบัติการเวอร์ชันล่าสุดของ QNAP Turbo NAS ที่จะมาเร็วๆ นี้ ช่วยเราได้ครับ

 

ความสามารถของ Qfiling

Qfiling ช่วยเราจัดเรียงไฟล์ในโฟลเดอร์ที่เราต้องการ ไปไว้ในโฟลเดอร์อีกที่ โดยแยกออกตามเงื่อนไขที่เรากำหนดได้ ซึ่งช่วยจัดการไฟล์ประเภทรูปภาพ, เพลง, วิดีโอ, เอกสาร และอีเมล ได้ตามเงื่อนไขที่หลากหลายครับ โดยที่เราต้องทำก็คือ สร้าง Task สำหรับ Qfiling ขึ้นมา โดยกำหนดเงื่อนไขในการจัดเก็บ

เงื่อนไขที่กำหนดเนี่ย มันจะสร้างโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อตามเงื่อนไขขึ้นมา เช่น ถ้าเราจะจัดหมวดหมู่โฟลเดอร์ตามนามสกุลของไฟล์ เราก็อาจจะได้โฟลเดอร์ /Picture/JPG, /Picture/PNG, /Picture/BMP อะไรแบบนี้ขึ้นมาครับ หรือถ้าเป็นการแบ่งตามปี เดือน วัน ที่ถ่ายรูป ก็อาจจะได้เป็น /Picture/2017/02/19 อะไรแบบนี้แทนครับ

 

ตัวเลือกในการกรองไฟล์ของ Qfiling

 

เงื่อนไขในการจัดหมวดหมู่ ก็จะแตกต่างกันออกไปตามประเภทของเนื้อหาที่เราต้องการแยกแยะครับ เช่น ถ้าเป็นรูปภาพ มันก็สามารถแยกตามยี่ห้อและรุ่นของกล้อง หรือถ้าเป็นเพลง ก็จะแยกตามชื่ออัลบั้มหรือชื่อคนร้องได้เช่นกัน

 

ตั้งเวลาสำหรับการบริหารจัดการไฟล์

 

จากนั้นก็เลือกครับว่าอยากจะให้ Qfiling ทำการจัดเก็บไฟล์เมื่อไหร่ โดยเราเลือกได้ว่าจะทำแบบครั้งเดียว (Manual) แล้วจบกัน หรือตั้งเวลาให้ทำเป็นระยะๆ ซึ่งก็เลือได้อีกว่าจะทำเป็นรายชั่วโมง รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน และจะให้สิ้นสุดเมื่อไหร่ … อันนี้เลือกตามความเหมาะสมนะครับ ถ้าไม่จำเป็นต้องให้จัดเรียงแบบพร้อมใช้มาก ก็ตั้งเป็นรายวันก็ได้ โดยเริ่มในเวลาที่ไม่ค่อยมีคนใช้งาน อะไรแบบนี้

 

ตัวเลือกอื่นๆ สำหรับการบริหารจัดการไฟล์

 

และสุดท้ายคือ ตัวเลือกของเราครับ ซึ่งก็มีให้เลือกคือ

  • พอย้ายที่จัดเก็บไฟล์แล้ว จะลบไฟล์ต้นฉบับทิ้งไหม (คือ การจัดเก็บไฟล์ของ Qfiling เป็นแบบทำสำเนาไปเก็บครับ ฉะนั้นหากเราไม่กำหนดว่าให้ลบไฟล์ต้นฉบับทิ้ง ข้อมูลก็จะยังคงอยู่ที่เก่าด้วย)
  • ถ้าเกิดเจอไฟล์ที่ไม่เข้าเงื่อนไข จะให้โยนไปไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ Other ไหม
  • ถ้าเจอไฟล์ .srt (ไฟล์ซับไตเติ้ล … อาจจะเจอในกรณีของพวกไฟล์หนัง) ที่มีชื่อไฟล์ตรงกับชื่อไฟล์วิดีโอ จะให้ทำการจัดเก็บไฟล์ด้วยเลยไหม
  • ทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลังจัดเก็บหรือไม่ ซึ่งตรงนี้ควรทำ โดยเฉพาะหากเป็นข้อมูลสำคัญและเราต้องการลบไฟล์ต้นฉบับทิ้งเมื่อจัดเก็บเรียบร้อย เพราะเราต้องแน่ใจว่าสำเนาข้อมูลที่จัดเก็บ มันถูกต้อง
  • ถ้าเกิดเจอไฟล์ที่ Conflict (หมายถึงในโฟลเดอร์ปลายทางที่จะใช้จัดเก็บไฟล์ดันมีไฟล์ชื่อเดียวกันอยู่แล้ว) จะทำยังไง ซึ่งเลือกได้ 3 ตัวเลือก คือ 1) ข้ามไป ไม่ต้องจัดเก็บ 2) เซฟทับไปเลย และ 3) เก็บเอาไว้ทั้งสองไฟล์ โดยเปลี่ยนชื่อไฟล์ใหม่ซะ

 

ใครจะได้ประโยชน์จาก Qfiling?

การใช้ Qfiling จัดหมวดหมู่ไฟล์ใน QNAP Turbo NAS ไม่ได้เหมาะสำหรับทุกสถานการณ์นะครับ ส่วนใหญ่น่ะ การตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้เหมาะสม แล้วโยนไฟล์ไปเก็บไว้ในนั้น มันก็ยังเป็นอะไรที่ใช้ได้เกือบทุกสถานการณ์มากกว่า แต่มันก็มีเคสที่การจัดหมวดหมู่อยู่นะ เช่น

  • สำหรับคนทั่วไป การจัดเก็บพวกไฟล์เพลงให้เป็นระเบียบตามอัลบั้มเพลงและศิลปิน ก็จะช่วยได้เยอะ ซึ่งมันก็คล้ายๆ กับฟีเจอร์ของ iTunes นั่นแหละ แต่อันนี้จัดการที่ NAS เลย
  • สำหรับคนทั่วไป และตากล้องอาชีพ การจัดเก็บพวกไฟล์รูปถ่ายตามวันเดือนปีที่ถ่าย และ/หรือ แยกตามยี่ห้อและรุ่นของกล้องที่ถ่าย และคีย์เวิร์ดใน IPTC Info ก็จะช่วยได้เยอะ
  • สำหรับผู้ใช้งานระดับองค์กร อาจจะได้ประโยชน์ในการจัดเรียงข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลเอกสารตามวันเดือนปี ตามเจ้าของเอกสาร หรือตามนามสกุลของไฟล์ เป็นต้น

@kafaak

ในอดีตเมื่อครั้งยังไม่ต๊อกต๋อย เคยเป็นผู้บริหารฝ่ายผลิตของโรงงานอุตสาหกรรม แต่ภายหลังเลือกงานที่ให้เวลากับชีวิต เพื่อมาอัพเดตเทรนด์เทคโนโลยีมากกว่า ปัจจุบันเป็นทั้งไอทีต๊อกต๋อยในสถานศึกษา เป็นบล็อกเกอร์ต๊อกต๋อยที่เขียนไปเรื่อยทั้งเรื่องเทคโนโลยี โซเชียลมีเดีย การตลาดดิจิตอล และจิตวิทยา เป็นที่ปรึกษาด้านการตลาดดิจิตอลให้กับธุรกิจ SMEs หลายแห่ง และเป็นวิทยากรรับเชิญด้านเทคโนโลยี การตลาดดิจิตอล และโซเชียลมีเดีย เป็นบางครา

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: