ทำงานเอกสารเป็นทีมด้วย Track Changes ใน Microsoft Words

Track Changes

 

ผมเชื่อว่าหลายๆ คนยังใช้โปรแกรมที่เราคุ้นหน้าคุ้นตากันดีไม่เต็มประสิทธิภาพเท่าที่ควร โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานครับ ลูกเล่นนึงที่น่าจะเป็นประโยชน์มากๆ โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานเป็นทีมก็คือ Track Changes ครับ มันมีเอาไว้สำหรับเวลาที่เราต้องทำงานเอกสารร่วมกับคนหลายๆ คน อารมณ์คือ ร่างเอกสาร ส่งต่อให้อีกคนรีวิว แก้ไข อนุมัติ อะไรแบบนี้ … มาดูกันว่ามันทำอะไรได้ และเราจะใช้งานมันยังไง

 

ลองยกตัวอย่างสถานการณ์ตัวอย่าง

เราอาจจะต้องร่างเอกสารขึ้นมาซักอัน แล้วก่อนที่จะนำไปใช้จริง ก็อาจจะส่งให้เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้า ได้ช่วยกันดู ช่วยกันแนะนำว่ามีอะไรต้องแก้ไขไหม อย่างไร ซึ่งสำหรับหลายๆ คน วิธีง่ายๆ ก็คือ เซฟเป็นไฟล์ ส่งไปทางเมล์ ใครมีอะไรแก้ตรงไหนก็แก้ไป แล้วช่วยเปลี่ยนฟ้อนต์เป็นสีอื่นหรือทำสีไฮไลท์ให้เห็นชัดๆ หน่อย แล้วเราค่อยมาเทียบดูของใหม่กับของเก่า ว่าอะไรแตกต่างกันตรงไหนบ้าง

มันง่าย แต่ก็วุ่นวาย … ทั้งๆ ที่จริงๆ แล้วมันมีวิธีที่ง่ายไม่แพ้กัน แต่สะดวกกว่า และมาพร้อมกับโปรแกรม Microsoft Words แล้วด้วยนะ

 

การใช้งานฟังก์ชั่น Track Changes ใน Microsoft Words

สมมติว่าผมทำงานเอกสารขึ้นมาชิ้นนึง แล้วอยากแบ่งปันเอกสารนี้ไปให้เพื่อนร่วมงานได้ดู และให้คำแนะนำว่าอยากจะแก้อะไรตรงไหนดี วิธีบ้านๆ แบบที่ผมบอกในตอนต้นมันก็ดี แต่ในกรณีเอกสารบางอย่าง เช่น แบบทดสอบอย่างด้านล่างเนี่ย มันมีการทำไฮไลท์สีตัวอักษรเอาไว้อยู่แล้ว (เพื่อบอกว่านี่คือคำตอบของแบบทดสอบ) ฉะนั้น การจะให้ไฮไลท์จุดที่แก้ไข มันก็อาจจะทำให้ดูสับสนได้

 

สมมติว่ามีเอกสารที่กำลังทำอยู่

 

ฉะนั้น เราก็ใช้ฟังก์ชั่น Track Changes ครับ ซึ่งเปิดใช้งานง่ายมาก แค่ไปที่แท็บ Review แล้วก็คลิกตรง Track Changes แค่นี้ก็เรียบร้อยครับ

 

แค่ไปที่แท็บ Review แล้วคลิกตรง Track Changes

 

เมื่อเปิดใช้ Track Changes แล้ว เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสาร หากเราตั้งให้แสดง Markup ทั้งหมด (ตรง Drop-down menu ด้านข้างของปุ่ม Track Changes เลือกเป็น All Markup) มันจะแสดงขีดเทาๆ ไว้ตรงด้านซ้ายสุดของหน้ากระดาษ และแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงและข้อความก่อนการเปลี่ยนแปลงไว้ด้วย

 

พอพิมพ์แก้ไขอะไรไป มันจะแสดงทั้งสิ่งที่แก้ไข และของเก่าที่เคยเป็น

 

ดูจากรูปด้านบน ตรงข้อ 3 ก. จะเห็นว่าด้านซ้ายสุดมีขีดสีเทาๆ ใช่ไหมครับ ขีดนั้นจะเป็นตัวบอกว่า ณ บรรทัดนั้นมีการแก้ไขครับ และข้อความเก่าที่ถูกลบออก ก็จะแสดงเป็นข้อความที่ถูกขีดฆ่าออกและทำเป็นตัวแดงไว้ ซึ่งในที่นี้คือ Static cloud ครับ ส่วนข้อความใหม่ที่พิมพ์เข้าไป ก็แสดงเป็นสีแดงพร้อมขีดเส้นใต้ด้วย และหากมีการแก้ไขรูปแบบอักษร เช่น เปลี่ยนฟ้อนต์ เปลี่ยนฟอร์แมตของฟ้อนต์ (เช่น เดิมเป็นตัวปกติ ก็ทำเป็นตัวหน้า หรือ เดิมเป็นตัวเอียง แล้วทำเป็นตัวปกติ) มันก็จะมีการทำคอมเม้นต์บอกไว้ว่ามีการเปลี่ยนฟ้อนต์มาเป็นแบบไหนเอาไว้ด้วย

 

ยิ่งถ้าเป็น Reviewing pane ด้วย ก็จะเห็นรายละเอียดการแก้ไขทั้งหมด

 

ยิ่งถ้าเกิดคลิกตรงปุ่ม Reviewing Pane ด้วยแล้งละก็ เราจะได้เห็นรายการสิ่งที่ได้รับการแก้ไขในเอกสารนั้นเอาไว้เลยครับ การทำ Track Changes แบบนี้ จะช่วยให้เราติดตามได้ว่าอะไรถูกลบออก อะไรถูกเพิ่มเข้ามา อะไรที่ถูกเปลี่ยนแปลงไป และหากเราอยากเห็นเอกสารแบบที่แก้ไขแล้ว ก็เลือกตรง Drop-down menu ข้างๆ ปุ่ม Track Changes เป็น None ก็เท่านั้นเอง

 

เลือกที่จะ Reject (ปฏิเสธ) หรือ Accept (ยอมรับ) การแก้ไขได้

 

และสุดท้าย เมื่อเราโอเคหรือไม่โอเคกับการเปลี่ยนแปลง เราก็แค่คลิกเมาส์ซ้ายไปตรงจุดที่มีการแก้ไข แล้วเลือกครับ Reject ถ้าต้องการปฏิเสธการแก้ไข หรือ Accept ถ้าต้องการยอมรับการแก้ไข … แต่ขอให้จำไว้ว่ามันปฏิเสธหรือยอมรับเป็นขั้นตอนๆ ไปนะครับ

เช่น ถ้าเราลบคำว่า Static cloud ไป แล้วพิมพ์คำว่า Dynamic cloud เข้าไปแทน ถ้าเรายอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด เราต้องคลิก Accept ทั้งการลบคำว่า Static cloud และการพิมพ์คำว่า Dynamic cloud ทั้งคู่เลย

เมื่อเราใช้ฟังก์ชั่น Track Changes แล้ว สิ่งเราต้องทำก็แค่ ส่งเอกสารที่เซฟไว้แล้วไปให้คนอื่นเขารีวิวและแก้ไข แล้วให้เขาเซฟกลับมาครับ จากนั้นเราก็จะสามารถตามได้ว่ามีการแก้ไขอะไรบ้าง อันไหนเราโอเคที่จะแก้เราก็ Accept อันไหนไม่โอเคเราก็ Reject อะไรแบบนี้ เท่านั้นเอง

@kafaak

ในอดีตเมื่อครั้งยังไม่ต๊อกต๋อย เคยเป็นผู้บริหารฝ่ายผลิตของโรงงานอุตสาหกรรม แต่ภายหลังเลือกงานที่ให้เวลากับชีวิต เพื่อมาอัพเดตเทรนด์เทคโนโลยีมากกว่า ปัจจุบันเป็นทั้งไอทีต๊อกต๋อยในสถานศึกษา เป็นบล็อกเกอร์ต๊อกต๋อยที่เขียนไปเรื่อยทั้งเรื่องเทคโนโลยี โซเชียลมีเดีย การตลาดดิจิตอล และจิตวิทยา เป็นที่ปรึกษาด้านการตลาดดิจิตอลให้กับธุรกิจ SMEs หลายแห่ง และเป็นวิทยากรรับเชิญด้านเทคโนโลยี การตลาดดิจิตอล และโซเชียลมีเดีย เป็นบางครา

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: