ทำ Unified Inbox ไว้ใช้เองบน Outlook 2013

ID-100175206

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

 

โปรแกรม Microsoft Outlook นี่นับวันพัฒนาไปมากครับ โดยเฉพาะ Outlook 2013 นี่ผมว่าเยี่ยมไปเลย … โดยความเห็นส่วนตัว ผมว่า Microsoft Outlook 2013 เป็น Email client ที่เยี่ยม แต่ฟีเจอร์นึงที่ผมยังรู้สึกแปลกใจว่าทำไม Microsoft ไม่ใส่เข้ามาซะที ทั้งๆ ที่เดี๋ยวนี้พวก Email client บน Smartphone ทั้งหลายเขามีกันหมดแล้ว และ Email client หลายๆ ตัว ก็มีกันแล้ว นั่นคือ Unified inbox ที่ให้ Inbox เดียวแสดงรายการ Email ที่เข้ามาของทุกๆ Email account ที่บันทึกไว้ใน Email client

จริงๆ แล้ว การจะแสดงรายชื่ออีเมล์ทั้งหมดในทุกๆ Inbox มันก็ไม่ยาก เพราะแค่พิมพ์ว่า Folder:Inbox แล้วกำหนดใน Search bar ว่าให้หาจาก All mailboxes ก็เรียบร้อย ผลการค้นหาก็จะแสดงอีเมล์ทุกฉบับที่อยู่ใน Inbox ของทุกๆ Email account … แต่การพิมพ์ค้นหาทุกครั้งมันไม่สะดวกซักเท่าไหร่ ก็พอดีผมไปอ่านเจอบทความน่าสนใจ เกี่ยวกับการสร้างไอคอนทางลัดด้วย Macro เพื่อให้เป็น Unified inbox บน Microsoft Outlook 2013 (และเห็นเขาว่าใช้กับ Outlook 2010 ก็ได้ด้วยนะ) เลยเก็บเอามาฝากกันครับ

 

1. กดปุ่ม Windows + R เพื่อเรียก Run ขึ้นมาครับ (ปุ่ม Windows ก็คือไอ้ปุ่มบน Keyboard ที่มีรูปโลโก้ Windows อยู่นั่นแหละ)

2. จากนั้นพิมพ์ลงไปแบบนี้ %ProgramFiles%\Microsoft Office\Office15\SELFCERT.EXE แล้วกด OK (อันนี้สำหรับ Office 2013 นะครับ … ถ้าอยากลองกับ Office 2010 ก็ลองแทนคำว่า Office15 ด้วย Office14 ดูนะครับ)

 

เรียก Run Dialog ขึ้นมา แล้วพิมพ์ %ProgramFiles%\Microsoft Office\Office15\SELFCERT.EX ลงไป

เรียก Run Dialog ขึ้นมา แล้วพิมพ์ %ProgramFiles%\Microsoft Office\Office15\SELFCERT.EX ลงไป

 

3. จากนั้น เลือกเลยครับว่าอยากจะสร้าง Certificate ชื่อว่าอะไร … ในตัวอย่างใช้ “Inbox All cert” ครับ จะเลือกแบบเดียวกันนี้ก็ได้ ไม่ผิดแต่อย่างใด

 

ใส่ชื่อ Certificate ที่ต้องการ ตั้งตามใจชอบเลย

ใส่ชื่อ Certificate ที่ต้องการ ตั้งตามใจชอบเลย

 

4. ใส่ชื่อเสร็จ กด OK ก็เรียบร้อย จะเห็นหน้าจอ SelfCert Success ก็กด OK อีกที

 

กด OK อีกที เป็นอันเรียบร้อย ในการสร้าง Certificate

กด OK อีกที เป็นอันเรียบร้อย ในการสร้าง Certificate

 

5. ทีนี้เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook 2013 ขึ้นมา จากนั้นกดปุ่ม Alt + F11 เพื่อเรียกหน้าจอ Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) ขึ้นมา

6. จากนั้น Double click ตรง Project1 (VbaProject.OTM) แล้ว Double click ตรง Microsoft Outlook Objects แล้ว Double ตรง ThisOutlookSession อีกที เพื่อเปิดหน้าจอใส่โค้ดขึ้นมา แล้วใส่โค้ดตามนี้ลงไปเลย

 

Sub UnifiedInbox()
Dim myOlApp As New Outlook.Application
txtSearch = “folder:Inbox “
myOlApp.ActiveExplorer.Search txtSearch, olSearchScopeAllFolders
Set myOlApp = Nothing
End Sub

 

เรียก Microsoft Visual Basic for Applications ขึ้นมา แล้วพิมพ์โค้ดลงไป

เรียก Microsoft Visual Basic for Applications ขึ้นมา แล้วพิมพ์โค้ดลงไป

 

7. ใส่โค้ดเสร็จแล้ว ก็ไปที่ Tools -> Digital Signature

 

ไปที่ Tools > Digital Signature

ไปที่ Tools > Digital Signature

 

8. คลิกที่ปุ่ม Choose

 

คลิกที่ปุ่ม Choose

คลิกที่ปุ่ม Choose

 

9. เลือก Certificate ที่เราเพิ่งสร้างไว้เมื่อกี้นั่นแหละ … เลือกแล้วก็กดปุ่ม OK

 

คลิกเลือก Certificate ที่เราสร้างไว้เมื่อกี้ (โดยปกติแล้ว ควรจะมีแค่อันเดียวให้เลือกนี่แหละ)

คลิกเลือก Certificate ที่เราสร้างไว้เมื่อกี้ (โดยปกติแล้ว ควรจะมีแค่อันเดียวให้เลือกนี่แหละ)

 

10.  เราจะเห็นชื่อของ Certificate ที่เราเลือกเมื่อกี้แล้ว ให้กดปุ่ม OK ครับ

 

จะเห็นว่า Sign as นั้นมีตัว Certificate ขึ้นมาแล้ว ... กด OK ก็เรียบร้อย

จะเห็นว่า Sign as นั้นมีตัว Certificate ขึ้นมาแล้ว … กด OK ก็เรียบร้อย

 

11. ที่นี้ ไปที่ FILE > Options เพื่อเข้าหน้าจอ Options ของ Microsoft Office 2013

 

ไปที่ Options ของ Microsoft Office 2013

ไปที่ Options ของ Microsoft Office 2013

 

12. คลิกไปที่ Trust Center แล้วคลิกปุ่ม Trust Center Settings

 

ไปที่ Trust Center แล้วคลิก Trust Center Settings

ไปที่ Trust Center แล้วคลิก Trust Center Settings

 

13. เลือกที่ Macro Settings แล้วเลือกตัวเลือก Notifications for all macros … เลือกแล้วก็คลิก OK ไป

 

เลือกที่ Macro Settings แล้วเลือกตัวเลือก Notifications for all macros

เลือกที่ Macro Settings แล้วเลือกตัวเลือก Notifications for all macros

 

14. กลับไปที่หน้าจอโปรแกรม Microsoft Outlook 2013 ตามปกติ

15. แตะที่ปุ่มลูกศรตามในภาพ (ตรงนี้เขาเรียก Quick Access Toolbar) จากนั้นเลือก Show Below the Ribbon … เราเลือกตัวเลือกนี้ เพื่อจะได้เข้าถึงปุ่ม Inbox All ที่เรากำลังจะสร้างขึ้นได้ง่ายๆ หน่อยน่ะ

 

แตะที่ปุ่มลูกศรตามในภาพ แล้วเลือก Show Below the Ribbon

แตะที่ปุ่มลูกศรตามในภาพ แล้วเลือก Show Below the Ribbon

 

16. ถ้าทำตามขั้นตอนที่ 15 แล้ว ไอ้ Quick Access Toolbar จะลงมาอยู่ด้านใต้ Ribbon ครับ ให้เราคลิกขวาตรงด้านหลังที่ยังว่างๆ อยู่ของ Quick Access Toolbar แล้วเลือก Customize Quick Access Toolbar

 

คลิกขวาเพื่อเลือก Customize Quick Access Toolbar

คลิกขวาเพื่อเลือก Customize Quick Access Toolbar

 

17. ตรง Drop-down ที่ชื่อ Choose command from เนี่ย ให้เลือกเป็น Macros ครับ แล้วเราจะเห็น “Project1.ThisOutlookSession.UnifiedInbox” เป็นตัวเลือกในกล่องซ้ายมือ ให้ Double click เพื่อเพิ่มไปในกล่องทางขวามือ

 

เพิ่ม “Project1.ThisOutlookSession.UnifiedInbox" ไปในกล่องทางขวามือ

เพิ่ม “Project1.ThisOutlookSession.UnifiedInbox” ไปในกล่องทางขวามือ

 

18. ชื่อมันออกจะยาวไปซะหน่อย ให้คลิกที่ปุ่ม Modify ครับ จะได้กำหนดไอคอนซะใหม่ และตั้งชื่อใหม่ด้วย

 

คลิกที่ Modify เพื่อเปลี่ยนชื่อซะหน่อย

คลิกที่ Modify เพื่อเปลี่ยนชื่อซะหน่อย

 

19. เลือกไอคอนตามสบาย และตั้งชื่อตามสะดวก … ส่วนตัวผม ผมเรียกว่า Inbox All

 

เลือกไอคอนตามสบาย และตั้งชื่อตามสะดวก ... ส่วนตัวผม ผมเรียกว่า Inbox All

เลือกไอคอนตามสบาย และตั้งชื่อตามสะดวก … ส่วนตัวผม ผมเรียกว่า Inbox All

 

20. จากนั้น เลื่อนลำดับของไอคอนที่เราสร้างมาเมื่อกี้ตามใจชอบ บางคนอาจจะชอบเอาไว้อยู่บนสุดก็ได้ (ผมก็ชอบแบบนั้น)

 

จากนั้น เลื่อนลำดับของไอคอนที่เราสร้างมาเมื่อกี้ตามใจชอบ

จากนั้น เลื่อนลำดับของไอคอนที่เราสร้างมาเมื่อกี้ตามใจชอบ

 

21. แค่นี้ เราก็ได้ปุ่มใน Quick Access Toolbar ที่จะพาเราไปที่ Unified Inbox แล้ว

 

แค่นี้ เราก็ได้ปุ่มใน Quick Access Toolbar ที่จะพาเราไปที่ Unified Inbox แล้ว

แค่นี้ เราก็ได้ปุ่มใน Quick Access Toolbar ที่จะพาเราไปที่ Unified Inbox แล้ว

 

22. ทีนี้อยากรู้ว่า อีเมล์ถูกส่งมายัง Email account ไหน เราก็ไปคลิกขวาตรง Field ของหน้าจออีเมล์ แล้วเลือก View Settings

 

เลือก View Settings

เลือก View Settings

 

23. คลิกเลือก Columns

 

คลิกเลือก Columns

คลิกเลือก Columns

 

24. ตรง Select available columns from ให้เลือกเป็น All Mail fields แล้วตรง Available columns ให้เลือก E-mail Account ไว้ แล้วคลิก Add -> เพื่อเพิ่ม Field นี้ไปที่ Column ที่แสดงครับ … เพียงเท่านี้ ในหน้าจอแสดงรายชื่ออีเมล์ ก็จะแสดงด้วยแล้วว่า อีเมล์นี้ถูกส่งมาที่ Email account ไหน

 

เลือกเอา E-mail Account ไปใส่ในช่องขวามือ

เลือกเอา E-mail Account ไปใส่ในช่องขวามือ

 

แค่นี้ก็เรียบร้อยแล้ว … ได้ Unified Inbox ไว้ใช้งานบน Microsoft Office 2013 ครับ … จริงๆ แล้ว หากเราพิมพ์ค้นหาอีเมล์ด้วยคำค้นว่า Folder:Inbox แล้วเลือกเป้าหมายการค้นหาเป็น All Mailboxes ก็จะได้ผลเหมือนกัน เพียงแต่วิธีนี้เราจะไม่ต้องไปค้นหาทุกครั้งอ่ะครับ แต่จะมีปุ่มลัดให้เข้ามาได้เลย

@kafaak

ในอดีตเมื่อครั้งยังไม่ต๊อกต๋อย เคยเป็นผู้บริหารฝ่ายผลิตของโรงงานอุตสาหกรรม แต่ภายหลังเลือกงานที่ให้เวลากับชีวิต เพื่อมาอัพเดตเทรนด์เทคโนโลยีมากกว่า ปัจจุบันเป็นทั้งไอทีต๊อกต๋อยในสถานศึกษา เป็นบล็อกเกอร์ต๊อกต๋อยที่เขียนไปเรื่อยทั้งเรื่องเทคโนโลยี โซเชียลมีเดีย การตลาดดิจิตอล และจิตวิทยา เป็นที่ปรึกษาด้านการตลาดดิจิตอลให้กับธุรกิจ SMEs หลายแห่ง และเป็นวิทยากรรับเชิญด้านเทคโนโลยี การตลาดดิจิตอล และโซเชียลมีเดีย เป็นบางครา

2 Responses

  1. jackii says:

    Code Error แจ้งว่า Copile Error Sub or function not defined

  2. tom says:

    คุณ Jackii ครับ ตรงโค้ดบรรทัด txtSearch = “folder:Inbox “ ให้ลบ ” (Double quote) ทั้ง 2 ฝั่งแล้วพิมพ์ใหม่

Leave a Reply

%d bloggers like this: